POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO.

Garantizar el tratamiento y la protección adecuada de los datos personales de acuerdo a la Ley 1581 de 2012; a sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables.

NORMATIVIDAD.

ART. 15 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

LEY 1581 DE 2012. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: El objetivo de la norma, es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

DECRETO 1377 DE 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

DECRETO 1074 DE 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

DEFINICIONES.

Autorización : Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o electrónica generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a la mismas y a las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden están contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas , la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan interés de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y a los datos biométricos.

Encargado del tratamiento : Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento : Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información de los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro y fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera del territorio de la República de Colombia cuanto tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Consulta: Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sobre la cual tiene la obligación La SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S, de suministrar al titular.

Reclamo: solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos tratada por La SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes.

Incidente: Cualquier evento en los sistemas de información o base de datos físicas o automatizadas, que atente contra la seguridad de los datos personales en ellos almacenados.

CONDICIONES GENERALES.

I. Identificación de los responsables y encargados del tratamiento y protección de los datos:

Nombre: Sociedad Orcentro S.A.S
Nit: 816.003.836
Sede Principal: Cra 6 No 22 ? 48 de la ciudad de Pereira
Teléfono: 3244999
Sede: Centro comercial Plaza del Sol Dosquebradas.
Correo electrónico: [email protected]

II. Tratamiento y finalidad de los datos:

Los datos serán utilizados para realizar las actividades propias a la prestación de servicios de ortodoncia, odontología y especialidades y podrán ser tratados para fines comerciales, de atención al cliente, mercadeo, actualización de información, reportes, estadísticas, encuestas de satisfacción, programar y reprogramar las citas, facturar, suministrar información de contacto y documentos pertinentes al área comercial de la Sociedad Ortocentro S.A.S. para hacer tele mercadeo, realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial.

III. Derechos del titular:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Es voluntario responder preguntas que eventualmente me sean hechas sobre datos sensibles o datos de menores de edad, y que éstos últimos serán tratados respetando sus derechos fundamentales e intereses superiores. Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. IV Área responsable dentro de la empresa.

En la Sociedad Ortocentro S.A.S el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es el área de Servicio al Cliente y la persona encargada de dar respuesta oportuna es la Asistente administrativa.

Teléfono: 3244999
Extensión: 112
Correos: [email protected] y [email protected]

V Procedimientos.

Conocimiento de la información, actualizaciones, rectificaciones y la confirmación de la eliminación de las bases de datos:

El titular o los causahabientes que deseen conocer los datos que la Sociedad Ortocentro S.AS tiene registrada en la base de datos, pueden realizar una solicitud física o por medio de correo electrónico a [email protected] o a [email protected] , especificando la información requerida y la forma de contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El mismo procedimiento, así como los términos de respuesta aplican para las actualizaciones, rectificaciones y la confirmación de la eliminación de las bases de datos de la Sociedad Ortocentro S.A.S.

Actualización de las bases de datos.

El asistente administrativo incluye dentro del programa anual de auditoría la verificación del cumplimiento de la política de tratamiento y protección de datos personales en La SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S.

La asistente administrativa debe:
Llevar registro de las consultas o reclamos; considerando el titular o causahabiente, motivo de la consulta o reclamo, respuesta y tiempo de respuesta.

Registrar los incidentes; considerando la base de datos, los datos comprometidos, los titulares, la fecha del incidente y del descubrimiento, las acciones correctivas llevadas a cabo y los responsables.

Informar a la administración y al representante legal los incidentes, así como las consultas y sus tiempos de respuesta.

Reportar en el Registro Nacional de Bases de Datos ? RNBD, el consolidado de los reclamos presentados, teniendo en cuenta lo manifestado por los titulares y el tipo de reclamo preestablecido.

Reportar en el RNBD, los incidentes de seguridad que afecten las bases de datos, referentes a violación de códigos de seguridad, pérdida, robo y/o acceso no autorizado.

Actualizar la información registrada en el RNBD, cuando se realicen cambios sustanciales. Se consideran cambios sustanciales la finalidad de la base de datos, el encargado, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados, las medidas de seguridad implementadas, la política de tratamiento y la transferencia o transmisión internacional.

Tratamiento de reclamos de los titulares:

El reclamo se genera cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumpliendo de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, el reclamo lo podrá presentar ante el responsable del tratamiento de la clínica SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento con la siguiente información:

Identificación del titular.
La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
La dirección.
Y los documentos que se requieran hacer valer.

El responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, revisarán toda la documentación, y en caso de estar incompleta, se requerirá al interesado dentro de cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Sí transcurridos 2 meses desde la fecha de reclamación, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Dado el caso que la documentación este completa, el reclamo será atendido en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Dado el caso que quien reciba el reclamo, no sea la persona competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos 2 (dos) días hábiles.

La asistente administrativa, debe:

1. Analizar la procedencia o improcedencia del reclamo.

2. Solicitar a los responsables del manejo de bases de datos físicas o automatizadas que contengan los datos personales del titular; la corrección, actualización o supresión del dato objeto del reclamo, en los casos que proceda.

3. Informar a los funcionarios que tienen relación con el titular, la existencia del reclamo.

4. Envíar respuesta al titular o causahabiente informando la procedencia o improcedencia del reclamo y las medidas tomadas.

Requisito de procedibilidad:

El titular o causahabiente sólo podrá elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

PARA EL CUMPLIENTO DE LAS POLITICAS DE PROTECCIÓN DE BASES DE DATOS EN SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S.
La clínica SOCIEDAD ORTOCENTRO S.AS. Sin prejuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos personales, requiere la autorización previa e informada del titular, la cual puede ser obtenida de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

1. Recolección de los datos personales: La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos.

2. Autorización del titular: Para el tratamiento de los datos personales, es decir, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos, se requiere la autorización previa e informada del titular, LA SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

3. Modo de obtener la autorización: La autorización puede constar de un documento físico o electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

4. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende dicho procedimiento.

FORMATO DE AUTORIZACIÓN.
En el momento que se le solicite al titular la autorización de datos personales para que la firme se debe tener en cuenta.

Se le debe informar al titular cual va a ser el tratamiento que se le va a dar a sus datos personales y la finalidad.

El responsable de solicitar los datos al titular, debe tener la facultad y el conocimiento de responder las preguntas que el titular tenga.

Darle a conocer al titular sus derechos que tiene sobre la protección de datos.

La información debe ser explicita.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S. asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 del 2012.

Se deben cumplir los siguientes requisitos:

La información debe ser recolectada por personas que estén en facultad de representar los niños, niñas y adolescentes.

Se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento sus datos para niños, niñas y adolescentes.

SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S, debe asegurar que se le respete los derechos fundamentales a los niños, niñas y adolescentes. Se debe informar de forma explícita al titular cuales son los datos que serán objeto de tratamiento y finalidad.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Se debe cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe se explicita.

Se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento sus datos cuando este sean datos sensibles.

Se debe informar de forma explícita y previa al titular cuáles serán los datos de objeto de tratamiento.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles cuando el titular haya dada su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

Se prohíbe también el tratamiento de datos cuando sea para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

CASOS EN LOS QUE NO SE NESECITA LA AUTORIZACION DE DATOS.

La autorización del titular no será necesario cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencias médicas o sanitarias. (aplica SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S).

Tratamiento de información por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

OBTENCIÓN DE AUTORIZACIONES PARA EMPLEADOS DE LA SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S

La lídera del departamento de Gestión de Humana verifica la autorización otorgada por el empleado para el tratamiento de sus datos personales, a través del contrato de trabajo o la firma de la autorización.

En caso de recibir la autorización archiva el contrato de trabajo o el formato de autorización.

En caso de no obtener la autorización por parte del titular, la persona del departamento de Gestión Humana y calidad informará a la Gerencia Administrativa vía correo electrónico [email protected]

LOS RESPONSABLES DE CADA BASE DE DATOS:

LA BASE DE DATOS DE EMPLEADOS ACTIVOS Y RETIRADOS DE LA SOCIEDAD OROCENTRO S.A.S.
El área responsable del tratamiento de los datos personales realizará el recibo, la verificación de la autorización, el diligenciamiento correcto del formato y el archivo de los mismos. Área responsable: Recursos humanos.

En caso de no recibir la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales informan la Asistente administrativa, vía correo electrónico, quien analiza y trata cada caso particular e informan a las personas interesadas y al mismo titular la acción a tomar. El responsable se abstiene de registrarlo en la base de datos.

BASE DE DATOS DE PACIENTES ORTODONCIA, ODONTOLOGÍA Y ESPECIALIDADES.

Las responsables de garantizar que todo paciente nuevo de ortodoncia conozca y diligencie el formato de autorización de tratamiento de datos son las coordinadoras de pretratamiento de cada una de las sedes. El formato firmado debe quedar dentro de la historia clínica del paciente.

Las responsables de garantizar que todo paciente nuevo de odontología y especialidades conozca y diligencie el formato de autorización de tratamiento de datos son las auxiliares de odontología y especialidades de cada una de las sedes. El formato firmado debe quedar dentro de la historia clínica del paciente.

En caso de no obtener la autorización por parte del titular, el auxiliar de facturación y pre tratamiento da aviso a la Asistente Administrativa, vía correo electrónico quien analiza y trata cada caso particular e informa a las personas interesadas y al mismo titular la acción a tomar.

AVISO DE PRIVACIDAD:

El aviso de privacidad es la Comunicación verbal, escrita o electrónica generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a la mismas y a las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

La asistente administrativa es la responsable de enviar el aviso a los titulares, así como el formato de autorización y guardar la evidencia.

La presente política será publicada en la página web de la entidad.

PARA PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, CLIENTES Y ACCIONISTAS.

El área responsable del tratamiento de los datos personales realizará el recibo, la verificación de la autorización, el diligenciamiento correcto del formato y el archivo de los mismos. Los responsables son:

La asistente administrativa consolidara las autorizaciones con el apoyo de la líder de servicios para proveedores de bienes y servicios y de la líder de calidad para el caso de personal activo, incativo, familiares de empleados, asesores de ARL, EPS y demás entidades.

PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN:

La información se podrá suministrar a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por ende judicial.

A los terceros autorizados por el titular o por la ley.


SEGURIDAD.

La SOCIEDAD ORTOCENTRO S.A.S se compromete a:

Reportar a las autoridades competentes cualquier incidente que atente contra la seguridad de los datos personales almacenados en bases de datos tanto físicas como automatizadas.

Tomar todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.